Právny titul oprávnený záujem

Oprávnený záujem určuje NaturaMed, a to v súlade s čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. NaturaMed pred tým, než začne osobné údaje podľa stanoveného oprávneného záujmu spracovávať, pomerí tento záujem s oprávnenými záujmami a základnými právami a slobodami subjektu údajov, ktorého osobné údaje spracúva (vykoná tzv. balančný test).

Ak NaturaMed zistí podľa výsledku balančného testu, že môže osobné údaje subjektu údajov spracovávať na základe titulu oprávneného záujmu, informuje vždy subjekt údajov o tejto skutočnosti (tj. že spracováva údaje na základe oprávneného záujmu) a oznámi mu na základe akého konkrétneho oprávneného záujmu tak robí.

Ak je titulom pre spracovanie osobných údajov subjektu údajov oprávnený záujem, je subjekt údajov oprávnený podať námietku a/alebo žiadať vymazanie vlastných osobných údajov (podrobne viď Práva subjektov údajov v Informáciách o spracovaní osobných údajov). O týchto právach je subjekt údajov informovaný, a to najneskôr v okamihu prvej komunikácie s NaturaMed.

NaturaMed spracováva osobné údaje na základe oprávnených záujmov pro nasledujúce účely:

• ponuka obchodu a služieb - priamy marketing
• ochrana subjektov údajov pred príliš častým kontaktovaním ponukou obchodu a služieb NaturaMed
• vedenie Black listu
• administratívna podpora v súvislosti s predajom tovaru
  • prijatie a vybavenie vratiek tovaru,
  • evidencia, triedenie a distribúcia vráteného tovaru na sklad
• prenos údajov v rámci skupiny pre administratívne účely
• spracovanie, vyhodnocovanie a odovzdávanie ekonomických ukazovateľov (pre analytické účely)
• odovzdávanie dát na zálohovanie alebo zálohovanie dát
• dokladovanie, obhajoba a presadzovanie právnych nárokov z uzatvorenej zmluvy alebo objednávky
• overenie digitálnej stopy v súvislosti s uzavretím objednávky treťou osobou a obhajobou právnych nárokov vyplývajúcich z takto uzavretej objednávky (predchádzanie podvodom).
• komunikácia s treťou osobou pre vybavenie požiadavky zákazníka
• účasť v súťaži, jej vyhodnotenie a odovzdanie výhry
• overenie transakcie v súvislosti so spotrebiteľskou súťažou
• účasť pri testovaní a hodnotení tovaru

• splnenie zákonnej povinnosti v prípade, že predpisy priamo nezakladajú na právny titul plnenia právnej povinnosti:
  • ochrana zdravia a majetku
  • spracovane a odovzdávanie údajov v súvislosti s personálnou a daňovou evidenciou

• splnenie zmluvnej povinnosti v prípade, že príslušná zmluva priamo nezakladá na právny titul pre spracovanie osobných údajov:
  • použitie osobných údajov zamestnancov v obchodnom styku

V súlade s recitálom 70 a čl. 21 Nariadenia môže subjekt údajov (zákazník) proti spracovaniu osobných údajov na základe oprávnených záujmov kedykoľvek vzniesť námietku (na Kontaktné údaje uvedené v Informáciách o spracovaní osobných údajov). NaturaMed (i) okrem priameho marketingu, kedy prestane osobné údaje pre príslušné účely spracovávať bezodkladne, (ii) vykoná príslušné opatrenia na zistenie, či je požiadavka oprávnená, prípadne spracovanie neprimerane nezasahuje do práv subjektu údajov a následne prípadne požiadavke vyhovie a prestane osobné údaje subjektu pre príslušné účely spracovávať. O vybavení námietky bude subjekt údajov informovaný predne prostredníctvom komunikačného kanála, ktorým bola žiadosť podaná, ak si nevyžiada iný primeraný spôsob. NaturaMed vybaví takúto požiadavku v čase a spôsobom v súlade s právami subjektov údajov.

1. Využitie oprávneného záujmu v rámci priameho marketingu a primeraného očakávania

Osobné údaje spracovávané za účelom priameho marketingu (kontaktovanie subjektov údajov za účelom ponuky obchodu a služieb vr. zasielanie obchodných oznámení) činí NaturaMed predne na základe oprávneného záujmu (po posúdení vplyvu na záujmy a základné práva subjekt údajov (viď vyššie) pričom takéto spracovanie umožňuje recitál 47 a čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. V súvislosti s oprávneným záujmom zároveň uplatňujeme zákaznícku výnimku a konáme v súlade so zákonom č. 351/2011Z.z. o elektronických komunikáciách.

Priamy marketing (ponuka obchodu a služieb) v rámci oprávnených záujmov je využívaný na základe historického vzťahu so subjektom údajov a/alebo z dôvodu ním prejaveného záujmu o tovar či služby NaturaMed, a môže byť použitý len na tovar a služby podobného charakteru, ktoré NaturaMed poskytuje alebo ktorých ponuku tak subjekt údajov môže očakávať (napr. na základe verejne prístupných informácií).

Tento druh oprávneného záujmu môže NaturaMed využívať vo vzťahu k svojim zákazníkom a v tomto ohľade dbá na to, aby v momente, keď sa subjekt údajov stáva jej zákazníkom, mohlo byť dôvodne očakávané, že môže dôjsť k spracovaniu osobných údajov aj na základe tohto oprávneného záujmu.

NaturaMed zároveň kladie dôraz na to, aby sa uprednostňovali záujmy subjektu údajov pred záujmami NaturaMed ako správcu údajov najmä vtedy, ak na spracovanie osobných údajov dochádza za okolností, kedy by subjekt údajov ich ďalšie spracovanie nemusel očakávať.

Kontaktovanie zákazníkov za účelom priameho marketingu sa snaží NaturaMed vykonávať zámerne s dostatočným časovým odstupom od objednávky tovaru, aby takáto komunikácia nebola vyhodnotená subjektom údajov ako obťažujúca, prípadne sa proti tomuto oprávnenému záujmu mohol ohradiť ešte pred tým, než ho NaturaMed v tejto súvislosti kontaktuje.

NaturaMed môže pri posudzovaní tohto oprávneného záujmu vychádzať z nasledujúcich situácií:

• lekárskeho posúdenia alebo odporúčania vhodných náväzných vzťahov tovaru podobného charakteru;
• predchádzajúcej komunikácie so subjektom údajov, kedy sa subjekt údajov neohradil proti ďalšiemu kontaktovaniu za marketingovým účelom;
• historického vzťahu medzi NaturaMed a subjektom údajov, kedy sa subjekt údajov nevyslovil proti priamemu marketingu.

NaturaMed v tomto ohľade spracováva iba osobné údaje (najmä meno, priezvisko, adresu/telefónne číslo/e-mail, v niektorých prípadoch i dátum narodenia - napr. pre blahoželanie k narodeninám), ktoré sú potrebné na naplnenie príslušného účelu, a to v súlade s princípom minimalizácie podľa Nariadenia, a to priebežne až do chvíle, kedy zákazník prejaví nezáujem o túto komunikáciu formou námietky v súlade s recitálom 70 a čl. 21 ods. 2 a 3 Nariadenia. Zo zasielania obchodných oznámení sa môžete jednoducho odhlásiť v každej rozosielke kliknutím na odhlasovací odkaz v zápätí e-mailu alebo prostredníctvom Kontaktných údajov spoločnosti NaturaMed podľa toho, čo je pre vás jednoduchšie.

NaturaMed následne prestane také údaje na účely priameho marketingu v najkratšej možnej dobe spracovávať. V súvislosti s tým žiadame subjektov údajov (v prípade, že je to relevantné), aby prípadne špecifikovali, ktorým z marketingových kanálov (emailom, telefonicky alebo poštou) nechcú byť kontaktovaní.

Zároveň NaturaMed upozorňuje subjekty údajov, že prevedenie blokácie príslušného marketingového kanála, prípadne celého marketingu, vyžaduje určité vykonanie úkonov a prepísanie uvedenej informácie do všetkých systémov NaturaMed, čo môže trvať aj niekoľko dní.

V rámci primeraného očakávaní tak môže dôjsť k situácii, kedy sa subjekt údajov vyslovil proti priamemu marketingu, ale ešte nebola príslušná informácia o blokácii plne prepísaná do všetkých systémov používaných NaturaMed a subjekt údajov bude oslovený niektorou z foriem priameho marketingu. Ak by sa tak stalo, chceli by sme upozorniť subjekty údajov, že to nie je zámerom NaturaMed. Pravdepodobnosť takejto situácie je veľmi malá a snažíme sa ju predchádzať. Prípadné oslovenie, prosím, ignorujte, prípadne informujte NaturaMed, že ste sa už vyslovili proti priamemu marketingu.

V súlade s Nariadením informuje NaturaMed subjekt údajov o opatreniach prijatých na základe relevantnej požiadavky, a to do jedného mesiaca od doručenia žiadosti, najneskôr však do troch mesiacov od prijatia žiadosti, ak bola lehota v prípade odôvodnenej potreby predĺžená.

Osobné údaje spracovávané za účelom priameho marketingu NaturaMed činí tiež na základe udeleného súhlasu subjektu údajov - záujemca, ktorý môže svoj súhlas v súlade s čl. 7 ods. 3 Nariadenia kedykoľvek odvolať. Bližšie viď súhlas subjektu údajov.

2. Využitie oprávneného záujmu za účelom ochrany subjektov údajov pred príliš častým kontaktovaním ponukou obchodu a služieb NaturaMed

Kontaktovanie zákazníkov za účelom priameho marketingu sa snaží NaturaMed vykonávať zámerne s dostatočným časovým odstupom od objednávky tovaru, aby takáto komunikácia nebola vyhodnotená subjektom údajov, ako obťažujúca.

V niektorých prípadoch preto NaturaMed odovzdáva ďalšiemu správcovi informácie v podobe číselného alebo alfanumerického identifikátora s cieľom zabrániť príliš častému kontaktovaniu svojich zákazníkov ponukou obchodu a služieb NaturaMed. Tieto pseudonymizované dáta sú odovzdávané medzi NaturaMed a niektorých obchodných partnerov, ako samostatných správcov osobných údajov, pri zaistení primeranej úrovne zabezpečenia (technických a organizačných opatrení), a umožňujú NaturaMed prostredníctvom tohto správcu overenie operácie v súvislosti s ponukou obchodu a služieb (priamym marketingom), prípadne vyradiť subjekt údajov zo skupiny určenej pre oslovenie uvedenou ponukou.

3. Využitie oprávneného záujmu na účely vedenia Black listu

Medzi prípady oprávneného spracovania patrí aj vedenie zoznamu subjektov údajov (tzv. „Black list“), ktorí sa v minulosti vyjadrili proti kontaktovaniu priamym marketingom NaturaMed. Práve vďaka vedeniu Black listu je možné zamedziť výberu údajov pre oslovenie priamym marketingom a vyradiť tak kontakty, ktoré sa vyslovili proti tomuto oslovení, čím je možné dodržať požiadavku subjektu údajov. NaturaMed spracováva pre tieto účely len osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu a len pre zamedzenie ďalšieho (už nevyžiadaného) oslovovania.

4. Využitie oprávneného záujmu pre účely administratívnej podpory v súvislosti s predajom tovaru

Tento titul spracovania je v rámci NaturaMed využívaný v prípadoch, keď sú osobné údaje z oprávneného záujmu NaturaMed odovzdávané tretím stranám - našim spracovateľom predne v rámci spoločností patriacich do skupiny NaturaMed, ktoré pre NaturaMed zabezpečujú činnosti potrebné k realizácii plnenia podľa zmluvného vzťahu so subjektom údajov.

Ďalej prebieha spracovanie pre administratívne úkony v spojitosti so zmluvou alebo objednávkou tovaru zákazníkom na základe oprávnených záujmov, a to za účelom:

• ďalšej činnosti v rámci aktivít zázemí (back office) ako je:
  • prijatie a vybavenie vratiek tovaru,
  • evidencia, triedenie a distribúcia vráteného tovaru na sklad

5. Využitie oprávneného záujmu za účelom prenosu údajov v rámci skupiny pre administratívne účely

Spracovávané údaje podľa predchádzajúceho odseku je potreba medzi NaturaMed a spracovateľmi priebežne odovzdávať, čo umožňuje práve tento oprávnený záujem. Len vďaka tomu môže NaturaMed koordinovať činnosti spojené s predajom jej výrobkov.

Vzhľadom k tomu, že je takéto oznámenie pre administratívne účely realizované predne medzi spoločnosťami patriacimi do skupiny NaturaMed, je tu významne znížené najmä riziko zneužitia prenášaných údajov týmito spracovateľmi, pretože majú s NaturaMed spoločných vlastníkov. Navyše spoločnosti patriace do skupiny NaturaMed poskytujú NaturaMed vyššie záruky aj v súvislosti so spracovaním osobných údajov, keďže má na nich NaturaMed vplyv, detailne pozná ich fungovanie a má s týmito spoločnosťami dôverný vzťah.

6. Využitie oprávneného záujmu pre účely spracovania, vyhodnocovania a odovzdávania ekonomických ukazovateľov (štatistické a analytické účely)

NaturaMed tiež spracováva osobné údaje za účelom efektívneho vyhodnocovania podnikových výkonov a finančných výsledkov, a v rámci tohto spracovania využíva služieb tretích strán.

V súvislosti s evidenciou ďalej NaturaMed vykonáva analýzy produktivity a v súvislosti s tým zdieľa v rámci spoločností patriacich do skupiny NaturaMed ekonomické údaje. Hoci analýzy sú anonymné (neobsahujú osobné údaje), tak pri ich spracovaní NaturaMed vychádza z konkrétnych predajov, ktoré majú nadväznosť na spracúvané osobné údaje.

V prípade, že by analýzu pre NaturaMed spracovával spracovateľ, ako tretia strana, je tento zmluvne zaviazaný k dodržiavaniu spracovania v súlade s Nariadením spracovateľskou zmluvou.

7. Využitie oprávneného záujmu pre účely odovzdávania dát na zálohovanie alebo zálohovanie dát

NaturaMed sa snaží aktívne predchádzať možným bezpečnostným rizikám, najmä porušenie zabezpečenia podľa recitálu 12 Nariadenia. Jedným z bezpečnostných opatrení je i zálohovanie dát. Zálohovanie dát vykonáva NaturaMed jednak samostatne, ale tiež za pomoci spoločností v rámci skupiny NaturaMed. Vďaka užšiemu a dôvernejšiemu vzťahu spoločností v rámci tejto skupiny, je takáto voľba bezpečnejšia s ohľadom na únik či zneužitie zálohovaných dát než u ostatných spracovateľov. Spracovanie zamerané na odovzdávanie dát na zálohovanie a zálohovanie dát potom prebieha na základe tohto oprávneného záujmu.

8. Využitie oprávneného záujmu pre účely dokladovania, obhajoby a presadzovania právnych nárokov z uzatvorenej zmluvy alebo objednávky tovaru či služieb

Tento titul spracovania je v rámci NaturaMed využívaný v prípadoch, keď subjektu údajov plynú na základe uzatvoreného zmluvného vzťahu s NaturaMed povinnosti, ktoré však týmto subjektom údajov nie sú naplnené.

NaturaMed tohto oprávneného záujmu využíva v prípadoch zasielania výziev na úhradu pohľadávok z uzatvorenej zmluvy alebo objednávky tovaru či služieb subjektu údajov, ktorý je v omeškaní s úhradou za odobratý tovar alebo poskytnuté služby. NaturaMed v tomto ohľade spracováva len a iba osobné údaje, ktoré sú potrebné pre naplnenie vyššie uvedeného účelu.

9. Využitie oprávneného záujmu na overenie digitálnej stopy v súvislosti s uzavretím objednávky treťou osobou a obhajobou právnych nárokov vyplývajúcich z takto uzavretej objednávky

Tento oprávnený záujem používame v prípadoch, keď okolnosti naznačujú možné podvodné konanie tretej osoby v súvislosti s objednaním tovaru alebo služieb či zneužitia cudzej identity treťou osobou. NaturaMed zaznamenáva digitálne identifikátory (napr. IP adresa, z ktorej bola urobená objednávka, časovú pečiatku, objednaný produkt, identifikáciu webového prehliadača a ďalšie údaje), ktoré síce neobsahujú osobné údaje, ale môžu pri vyšetrovaní prípadného podvodného konania alebo konania páchania trestnej činnosti prispieť k:

• identifikácii tretej osoby, ktorá takéto konanie urobila;
• doloženiu uzavretia zmluvného vzťahu treťou osobou; a
• obhajobe či presadzovania právnych nárokov NaturaMed.

NaturaMed zbiera uvedené identifikátory kontinuálne, ale k ich použitiu dochádza len v prípade, že okolnosti uzavretia objednávky naznačujú neštandardnú situáciu, prípadne si tieto údaje vyžiada verejný orgán.

10. Využitie oprávneného záujmu na komunikáciu s treťou osobou pre vybavenie požiadavky zákazníka

NaturaMed spracováva osobné údaje subjektov údajov výhradne na základe ich vôle a požiadaviek. V prípade, keď za subjekt údajov uplatňuje jeho práva či požiadavky tretia osoba, NaturaMed štandardne vyžaduje predloženie dokumentu oprávňujúcu tretiu osobu za subjekt údajov konať (napr. plnú moc udelenú subjektom údajov tretej osobe na vybavenie jeho požiadavky u NaturaMed, alebo listinu opatrovníka). V rámci tejto komunikácie dochádza k spracovaniu osobných údajov tretej osoby, najmä pri overení oprávnenosti požiadavky v súlade s vôľou zákazníka (napr. pri predložení plnej moci či iného dokumentu). Údaje tretie osoby nie sú využívané NaturaMed pre ďalšie (nezlučiteľné) účely, tj. nepoužívajú sa napríklad pre priamy marketing.

11. Využitie oprávneného záujmu pre účely účasti v súťaži, jej vyhodnotenia a odovzdania výhry

NaturaMed niekoľkokrát ročne usporadúva súťaž o vlastné produkty. V súvislosti so súťažami organizovanými a poskytovanými priamo NaturaMed, prebieha spracovanie osobných údajov účastníka súťaže (zákazníka NaturaMed) na základe tohto oprávneného záujmu v rozsahu podľa podmienok príslušnej súťaže za účelom preverenia jeho účasti v tejto súťaži, vyhodnotenia výsledkov súťaže a prípadne odovzdania ceny.

Hoci NaturaMed organizuje súťaže o ceny predne pre vlastných zákazníkov, nevylučuje to účasť tretích osôb (iných osôb, ktoré sa o súťaži dozvedeli), ktoré nie sú zákazníkmi NaturaMed. Ak sa zúčastňujú súťaže subjekty údajov, ktoré nie sú zákazníkmi NaturaMed, prebieha spracovanie ich údajov na základe iného právneho titulu, než je oprávnený záujem, a to na základe súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia.

Bližšie informácie sú vždy uvedené v Informáciách o spracovaní osobných údajov ku konkrétnej súťaži.

12. Využitie oprávneného záujmu pre overenie transakcie v súvislosti so spotrebiteľskou súťažou

V súvislosti so súťažami NaturaMed poskytovanými tretími stranami nespracováva NaturaMed o účastníkoch iné osobné údaje, ako sú pseudonymizované dáta (v podobe identifikátora transakcie) potrebné na overenie uskutočnenia príslušnej transakcie (napr. pripísanie zodpovedajúceho počtu bodov na užívateľský účet u poskytovateľa súťaže v nadväznosti na uskutočnené nákupy u NaturaMed), a to na základe oprávneného záujmu NaturaMed v súvislosti s účasťou subjektu údajov v príslušnej súťaži. Tieto pseudonymizované dáta sú odovzdávané medzi poskytovateľom súťaže a NaturaMed, ako samostatnému správcovi osobných údajov, pri zaistení primeranej úrovne zabezpečenia (technických a organizačných opatrení).

Bližšie informácie sú vždy uvedené v Informáciách o spracovaní osobných údajov ku konkrétnej súťaži.

13. Využitie oprávneného záujmu za účelom účasti pri testovaní a hodnotení tovaru

NaturaMed v spolupráci s tretími stranami (prevádzkovateľmi webových serverov pre testovanie tovaru) umožňuje subjektom údajov otestovať a následne ohodnotiť kvalitu tovaru, ktorý NaturaMed predáva.

Subjekt údajov musí počítať s tým, že v súvislosti s testovaním tovaru bude NaturaMed potrebovať spracovávať jeho osobné údaje.

Spracovanie osobných údajov subjektu údajov, ktorí sú zákazníkmi NaturaMed, prebieha na základe tohto oprávneného záujmu v súvislosti s:

• evidenciou účasti subjektu údajov na testovanie tovaru
• odoslaním tovaru subjektu údajov na otestovanie, a
• vyhodnotením výsledkov testovania subjektom údajov.

Ak sa zúčastňujú testovania subjekty údajov, ktoré nie sú zákazníkmi NaturaMed, prebieha spracovanie ich údajov na základe iného právneho titulu, než je oprávnený záujem, a to na základe súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia.

Bližšie informácie sú vždy uvedené v Informáciách o spracovaní osobných údajov uverejnených na príslušných webových stránkach.

14. Využitie oprávneného záujmu v prípadoch, kedy nie je možné využiť titul plnenia právnej povinnosti

Tento titul pre spracovanie osobných údajov je v rámci NaturaMed využívaný v prípadoch, keď je
platnou legislatívou daná povinnosť dodržať stanovené pravidlá, ale ich dodržanie priamo nezakladá právny titul pre spracovanie osobných údajov, resp. právne predpisy nestanovujú priamo spracovanie konkrétnych osobných údajov, ale pre splnenie právnej povinnosti je takéto spracovanie nevyhnutné (napr. v rámci pracovnoprávnych či obchodných vzťahov).

Medzi typické prípady takéhoto oprávneného spracovania patrí napr. spracovanie a odosielanie údajov v súvislosti personálnou a daňovou evidenciou, keď právne predpisy v uvedených oblastiach stanovujú rad povinností a k ich splneniu je potrebné spracúvať osobné údaje zamestnancov a tretích osôb, ako je ochrana zdravia a majetku (BOZP a PO), evidencia dochádzky, cestovné príkazy, stravné lístky a poukážky, odovzdávacie protokoly - zverenie firemného majetku spoločnosti zamestnanci, výdavky a potvrdenky za nákupy zamestnancov pre firemné účely, firemné kreditné karty, alebo vedenie histórie účtovných operácií, kedy NaturaMed spracováva tieto relevantné údaje za účelom doloženia splnenia právnej povinnosti (napr. uskutočnenia nákupu a odvedenie príslušnej dane príslušným správcom dane) kontrolným orgánom a orgánom verejnej moci.

15. Využitie oprávneného záujmu pre účely splnenia zmluvnej povinnosti v prípade, že príslušná zmluva priamo nezakladá na právny titul pre spracovanie osobných údajov

Tento oprávnený záujem NaturaMed použije v prípadoch, keď v zmluvnom vzťahu zakladajúcom niektorú z foriem pracovnoprávneho vzťahu k subjektom údajov, má stanovené povinnosti, ktoré vyžadujú, aby NaturaMed spracovávala ich osobné údaje, ale samotné spracovanie osobných údajov na uvedený účel nie je v tejto zmluve uvedené, napr. v súvislosti s používaním osobných údajov zamestnancov v obchodnom styku.

Poskytnutie takýchto osobných údajov je zo strany subjektu údajov dobrovoľné, avšak subjekt údajov by mal zohľadniť, či ak prípadné poskytnutie či neposkytnutie jeho osobných údajov nemôže mať vplyv na splnenie dohodnutých povinností na základe príslušného zmluvného vzťahu s NaturaMed.